Määritä paperinhallintajärjestelmä viidessä helpossa vaiheessa
Sijoita muutama tunti yksinkertaisen järjestelmän luomiseen, joka auttaa säilyttämään paperisotku hallinnassa
Monilla asiakkaillani on vaikeuksia poistamaan paperisotkua kodeistaan. Usein keittiö työtasoista tulee pudotusalueita postille, kuiteille, kupongeille, esitteitä, kokousmuistiinpanoja, poliittisia mainoksia, koululomakkeita ja tosiasioita kiinteistöjen esitteet. Ammattilaisena kodin järjestäjänä suosittelen toteuttaa yksinkertainen paperinhallintajärjestelmä organisoitavaksi saapuvan paperin ja auttaa pitämään tasaiset pinnat kotonasi siisti. Kun määrität järjestelmää Järjestä paperia, en usko yhden koon ratkaisuun. Olen itse kokeillut useita organisointimenetelmiä vuosia, ja monet olivat monimutkaisia asentaa ja hankalia toteuttaa. Muista, että "paras" menetelmä epäonnistuu, jos se ei ole sinun helppokäyttöinen. Monet meistä tarvitsevat yksinkertaisen lähestymistavan. Vietin muutaman tunnin asettamiseen järjestelmäni, ja nyt pidän työtasot siistinä vähällä vaivalla. Muista, että jokaisella on oma tyylinsä ja saatat tarvita muokata menetelmääni vastaamaan ainutlaatuisia tarpeitasi. Jotkut saattavat mieluummin a tarkempi järjestelmä. Lue muutama vinkki, joista voi olla apua hallitse keittiön, pöydän, työpöydän tai työtasojen sotkua.
1. Luo Pudotusalue kaikelle saapuvalle postille ja paperille Suositellut tarvikkeet:kori, aikakauslehtitiedosto, lokero tai toinen kontti. Suositeltu käyttö:Suosittelen opettamaan kotitalouden jäseniä aseta posti ja muu saapuva paperi säilytysastiaan, kuten koriksi, aikakauslehtitiedostoksi tai houkuttelevaksi tarjottimeksi. Aseta omasi astia työtasolle, sisääntulopöydälle tai muulle helposti saavutettava pinta. En henkilökohtaisesti yritä järjestää omaa pudotusalueen säiliö millään tavalla. Kerran viikossa otan korini mukaan työasemani käsittelyyn.
2. Perusta oma työasema Hallinnoi talouspaperia Jos olet vastuussa laskujen, talouden ja muun hallinnasta kotitalousyritykselle, suosittelen oman toimistoalueen luomista ei jaeta muiden perheenjäsenten kanssa. Ottaa omasi työasema auttaa sinua pysymään järjestyksessä. Jos sinulla ei ole kotitoimiston ylellisyyttä, sijoita pieni työpöytä tai pöytä olohuoneen, ruokailuhuoneen käyttämättömään nurkkaan tai keittiöön. Voit myös siirtää käyttämättömän kaapin tai nurkan uudelleen käyttöön kotiisi. Harkitse perheenjäsenten muistuttamista, etteivät he käytä työpöytääsi tai tarvikkeet. Vaikka et työskentele kodin ulkopuolella, se on tärkeää, että sinulla on omaa tilaa verkkotunnus. Suositellut tarvikkeet:
Työpöytä tai työpöytä laatikoilla tarvikkeille.
Yksi arkistolaatikko tai erillinen arkistokaappi.
Toimistotarvikkeet, kuten nitoja, tarrakirjoitin, kynät, sakset, paperiliittimet, kirjekuoret, postimerkit ja muistiinpanopaperi.
Suosittelen laatikoiden järjestämistä tarvikkeiden erottamiseen luokkiin. Ehkä voit käyttää pieniä laatikoita uudelleen jo omistaa. Jos olet ostamassa uusia vetolaatikoiden järjestäjiä, I suosittele laatikoiden mittaamista ennen oikean ostamista sopii.
Suositeltu käyttö:Joka viikko käytän tunnin tai kaksi tarkastelen pudotusaluekorini paperit ja hoidan niitä tarvittu. Maksan esimerkiksi laskut, joita ei ole vielä määritetty automaattiseksi laskun maksaminen, tarvittavat kuitit ja verotiedot ja vastaa niihin kutsuja. Skannaan kaikki asiakirjat, jotka haluan tallentaa tietokoneelleni tai pilvessä. Toimin kaikkien ostoskorissani olevien tuotteiden suhteen ja aloita seuraava viikko tuoreena. Olen varovainen, etten säästä turhaa paperia ja pidättäydyn paperikasat sotkeen taloni. Kierrätän kaikki tarpeettomat asiakirjoja. Pidän pöytäni alla pientä koristelaatikkoa säilytä paperit silppuamista varten.
3. Luo tiedostolaatikko usein Käytetyt tiedostot Luo jokaiselle tiedostolle roikkuva kansio ja merkitse se kirjaimella a tarrakirjoitin tai käsinkirjoitettu tarra. Tiedosto aakkosjärjestyksessä tiedostolaatikko. Suositellut tarvikkeet:Yksi viilalaatikko, ripustustiedostot, muoviset tiedostoliuskat, paperitarrat ja tarrakirjoitin (valinnainen). Suositeltu käyttö: Suurin osa laskuistani maksetaan automaattisesti, joten En saa montaa postissa. Löydän sen kuitenkin edelleen tarvitaan yksi pieni arkistolaatikko joillekin asiakirjoille. minä voisin viettää aikaa paperin skannaamiseen ja arkistointiin tietokoneellani, mutta minulle on helpompi käyttää paperitiedostoja. Minulla on yksi Letter-kokoinen tiedostolaatikko, joka on vain noin kolme neljäsosaa täynnä. Olen räätälöinyt sen tarpeideni mukaan. Arvostan tiedostot ja tyhjennä tarpeeton paperi noin kerran vuodessa. Tässä on muutamia esimerkkejä tallentamistani dokumenteista ja asettamani tiedostot:
Lääketieteellinen tiedosto: Lääkärin testitulokset, muistiinpanot ja tiedot tilanteita, joita ei ole ratkaistu. Harkitse rekisteröitymistä etuuksien ja korvausvaatimusten selitykset sähköisesti tiedot. Nämä tiedot löytyvät myös lääkäriltäsi vakuutussivusto.
Nykyisen verovuoden tiedosto: Suoritettava paperityö tämän vuoden verot.
Kuitit ja takuut: Yritä rajoittaa niiden määrää säilytät kuitit ja tyhjennät tämän tiedoston usein.
Lemmikkitiedosto: tiedot rokotuksista ja muista lääketieteellisistä asioista tietoja.
Apuohjelmatiedosto: yksi paperilasku jokaisesta apuohjelmastani yritykset, joilla on asiakaspalvelunumero ja tilinumero. Tämä tiedot voidaan tallentaa myös tietokonetiedostoon.
Pääomatulot: Kodinkunnostuskuitit kohteelle kotini parannuksia. Tämä vaihtelee osavaltioittain. Siirrän nämä tietueet pitkäaikaiseen varastoon julkaisun lopussa vuosi.
4. Käytä erillistä tiedostolaatikkoa asiakirjojen pitkäaikaiseen säilytykseen Joitakin tiedostoja et käytä harvoin tai et koskaan käytä. minä suosittelen tallentaa nämä tiedostot toiseen paikkaan, ei aktiiviseen paikkaan tiedostolaatikko. Suositellut tarvikkeet:pankkilaatikko tai kannettava arkistolaatikko, tulenkestävä laatikko tai tallelokero. Suositeltu käyttö:Tässä on esimerkkejä suosittelemistani tiedostoista säilyttää ei-aktiivisessa tallennustiedostolaatikossasi. Säilytän pitkäaikaista säilytystiedostot kaapin ylähyllylle.
Veroilmoitukset ja -kuitit viimeisten seitsemän vuoden ajalta (tai vähemmän verotilanteesta riippuen).
Auton ja pyörän asiakirjat: On parasta säilyttää auton lainaasiakirjat kunnes laina on kokonaan maksettu ja myös omistusoikeusasiakirjat tällä hetkellä omistamasi autot. Haluat ehkä säästää ostoksen kuitit pyöristä. Muista tehdä kaikki korjaukset ja huoltotiedot levyjä. Haluat näyttää nämä mahdolliselle ostajalle milloin myyt autosi tai pyöräsi, jotta ostaja voi luottaa siihen että ajoneuvosi on huollettu asianmukaisesti ja että sekä sinun ajoneuvolla ja polkupyörällä on mutkaton omistusoikeus historiaa.
Viralliset asiakirjat: syntymä- ja kuolintodistukset, adoptio paperit, avioliittoluvat, avioeropäätökset, kuolinpesäsuunnitelmat, Sosiaaliturvakortit, passit, asiakirjat maksetuista asuntolainoista ja armeijan vastuuvapauspaperit. Suosittelen säilyttämään nämä a paloturvallinen laatikko.
5. Käytä aikakauslehtitiedostoja suuriin, käynnissä oleviin projekteihin Suositellut tarvikkeet: aikakauslehtitiedostot. Suositeltu käyttö:Suosittelen aikakauslehtitiedostojen käyttöä säilytykseen suurempia projekteja sotkemasta työtasojasi. Esimerkiksi, kodin remontin aikana saatat huomata itsesi keräävän kiiltävää esitteet, maalilastut, kangasmallit ja kuitit. Sijasta anna näiden kohteiden luoda sotkua, käytä aikakauslehtitiedostoa tallentamiseen kaikki projektin keston aikana. Aikakauslehtitiedostot ovat hyödyllisiä myös suuria tapahtumia, kuten a häät, hyväntekeväisyyshuutokauppa tai muu juhla. Säilytä tiedosto a kätevä sijainti, jotta voit helposti lisätä siihen. Muita ehdotuksia paperin hallintaan Sotku
Tarkista sähköpostisi ennen kuin siirrät sen postilaatikosta kotiisi ja heitä kaikki mainokset, lentolehtiset ja roskapostit sinne kierrätysastia.
Rekisteröidy automaattiseen laskujen maksuun sähkölaskuista, asuntolainasta maksut ja muut kuukausittaiset laskut.
Rekisteröidy pankkien ja tiliotteiden sähköpostitoimituksiin muut rahoituslaitokset.
Piirrä paperilaskut, kun ne on maksettu tai lähetä asiakirjat murskattavaksi murskausyrityksessä kahdesti vuodessa.
Huomioi kotiisi tuomasi paperit, kuten kiiltävät aikakauslehdet, kiinteistölehtiset tai kampanjamainokset. Kaikki nämä tiedot löytyvät verkosta.
Kierrätä tarpeettomat paperit, kun olet valmis a suuri projekti.
Harkitse pienten laitteiden, kuten leivänpaahtimen, ohjeiden heittämistä tai kahvinkeittimet. Todennäköisesti voit löytää mitä tahansa tietoa tarvitaan verkossa.
Skannaa kaikki tärkeät asiat ja tallenna ne pilveen.
Pidä kirjaa tuomariston tehtävistä tiedostossa tietokoneellesi ja heitä ilmoitus.
Ole valikoiva, kun tallennat lapsesi taideteoksia. Harkitse tallentaa taideprojektinsa portfoliokoteloon ja säilyttää se siinä kätevä sijainti. Lukuvuoden lopussa teurasta oma säilytä ja laita suosikkisi isompaan säilytysastiaan ja siirrä pysyvämpään varastoon. Säästä tilaa harkitsemalla valokuvaamalla suosikkitaidettasi ja luomalla digitaalisen valokuvan kirja jokaisen lukuvuoden lopussa.
Valmistaudu menestystä viettämällä muutaman tunnin tänä syksynä oman paperisi luomiseen hallintajärjestelmä. Kotisi tulee olla paikka, jossa voit rentoutua ja latautua. Älä anna paperipinojen estää sinua nauttia rauhasta, jonka sotkuton tila voi tuoda.
Kun määrität järjestelmää Järjestä paperia, en usko yhden koon ratkaisuun. Olen itse kokeillut useita organisointimenetelmiä vuosia, ja monet olivat monimutkaisia asentaa ja hankalia toteuttaa. Muista, että "paras" menetelmä epäonnistuu, jos se ei ole sinun helppokäyttöinen.
1. Luo Pudotusalue kaikelle saapuvalle postille ja paperille
2. Perusta oma työasema Hallinnoi talouspaperia
3. Luo tiedostolaatikko usein Käytetyt tiedostot
4. Käytä erillistä tiedostolaatikkoa asiakirjojen pitkäaikaiseen säilytykseen
5. Käytä aikakauslehtitiedostoja suuriin, käynnissä oleviin projekteihin
Muita ehdotuksia paperin hallintaan Sotku
Valmistaudu menestystä viettämällä muutaman tunnin tänä syksynä oman paperisi luomiseen hallintajärjestelmä. Kotisi tulee olla paikka, jossa voit rentoutua ja latautua. Älä anna paperipinojen estää sinua nauttia rauhasta, jonka sotkuton tila voi tuoda.