Skonfiguruj system zarządzania papierem w 5 prostych krokach
Zainwestuj kilka godzin w stworzenie prostego systemu, który pomoże Ci zachować papierowy bałagan pod kontrolą
Wielu moich klientów ma z tym problem wyeliminować papierowy bałagan w swoich domach. Często kuchnia blaty stają się strefami zrzutu poczty, paragonów, kuponów, broszury, notatki ze spotkań, reklamy polityczne, formularze szkolne i prawdziwe ulotki osiedlowe. Jako profesjonalny organizer do domu polecam wdrożenie prostego systemu zarządzania papierem do zorganizowania przychodzącego papieru i pomagają utrzymać płaskie powierzchnie w domu porządek. Podczas konfigurowania systemu do uporządkować papier, nie wierzę w uniwersalne rozwiązanie. Osobiście wypróbowałem kilka metod organizacyjnych w ciągu lat i okazało się, że wiele z nich jest skomplikowanych w konfiguracji i uciążliwych wprowadzić w życie. Pamiętaj, że "najlepsza" metoda zawiedzie, jeśli tak nie jest łatwe dla ciebiew użyciu. Wielu z nas potrzebuje prostego podejścia. Spędziłem kilka godzin na zakładaniu mój system, a teraz przy niewielkim wysiłku utrzymuję porządek na blacie. Pamiętaj, że każdy ma swój własny styl i możesz potrzebować dostosować moją metodę do Twoich unikalnych potrzeb. Niektórzy mogą preferować tzw bardziej szczegółowy układ. Przeczytaj kilka wskazówek, które mogą ci pomóc zapanuj nad bałaganem w kuchni, stole, biurku lub blatach.
1. Stwórz Strefa zrzutu dla całej przychodzącej poczty i papieru Zalecane materiały eksploatacyjne:Koszyk, segregator, taca lub inny kontener. Sugerowane zastosowanie:Proponuję uczyć domowników umieść pocztę i inny przychodzący papier w pojemniku do przechowywania, np jako koszyk, teczka na czasopisma lub atrakcyjna taca. Umieść swoje pojemnik na blacie, stole wejściowym lub innym łatwo dostępna powierzchnia. Osobiście nie próbuję organizować swoich zrzucić kontener strefy w jakikolwiek sposób. Raz w tygodniu zabieram koszyk do moja stacja robocza do przetwarzania.
2. Utwórz dedykowaną stację roboczą do Zarządzaj papierem domowym Jeśli jesteś odpowiedzialny za zarządzanie rachunkami, finansami i innymi gospodarstw domowych, polecam stworzenie dedykowanej strefy biurowej nie dzielone z innymi domownikami. Posiadanie własnego stacja robocza pomoże Ci zachować porządek. Jeśli nie masz luksusu domowego biura, umieść mały biurko lub stolik w nieużywanym kącie salonu, jadalni lub kuchnia. Możesz także zmienić przeznaczenie nieużywanej szafy lub zakamarka Twój dom. Rozważ przypomnienie członkom rodziny, aby nie korzystali z biurka lub zaopatrzenie. Nawet jeśli nie pracujesz poza domem, to tak ważne jest, aby mieć trochę przestrzeni, która jest twoja osobista domena. Zalecane materiały eksploatacyjne:
Biurko lub stół roboczy z szufladami na materiały eksploatacyjne.
Jedna szuflada na akta lub samodzielna szafka na akta.
Materiały biurowe, takie jak zszywacz, drukarka etykiet, długopisy, nożyczki, spinacze do papieru, koperty, znaczki i papier listowy.
Zalecam stosowanie organizerów do szuflad w celu oddzielenia materiałów eksploatacyjnych na kategorie. Być może możesz zmienić przeznaczenie małych pudełek już własne. Jeśli kupujesz nowe organizery do szuflad, I sugeruję zmierzenie szuflad przed zakupem na prawą pasuje.
Sugerowane zastosowanie:Co tydzień spędzam godzinę lub dwie przeglądanie dokumentów w moim koszyku w strefie zrzutu i zajmowanie się nimi jako potrzebne. Na przykład płacę rachunki, które nie zostały jeszcze ustawione na automatyczne płacić rachunki, składać niezbędne rachunki i rejestry podatkowe oraz odpowiadać na nie zaproszenia. Skanuję wszystkie dokumenty, które chcę przechowywać na komputerze lub w chmurze. Podejmuję działania dotyczące wszystkich pozycji w moim koszyku i zacznij nowy tydzień od nowa. Jestem świadomy, aby nie oszczędzać niepotrzebnego papieru i powstrzymać się od stosy papierów zaśmiecające mój dom. Niepotrzebne przerabiam dokumenty. Pod biurkiem trzymam małe ozdobne pudełko, w którym schowaj dokumenty do zniszczenia.
3. Utwórz szufladę plików dla często Pliki, do których uzyskano dostęp Utwórz wiszący folder dla każdego pliku i oznacz go etykietą producent etykiet lub odręczna etykieta. Zapisz alfabetycznie w swoim szuflada na dokumenty. Zalecane materiały eksploatacyjne:jedna szuflada na akta, teczki wiszące, plastikowe zakładki na dokumenty, etykiety papierowe i drukarka etykiet (opcjonalnie). Sugerowane zastosowanie:Większość moich rachunków jest opłacana automatycznie, więc Nie otrzymuję wielu pocztą. Jednak wciąż to znajduję konieczne jest posiadanie jednej małej szuflady na dokumenty na niektóre dokumenty. I mogłabym spędzać czas na skanowaniu papieru i segregowaniu na moim komputerze, ale dla mnie łatwiej jest używać teczek papierowych. Mam jedną szufladę na akta wielkości listu, która jest tylko o pełne w trzech czwartych. Dostosowałem go do swoich potrzeb. Oceniam pliki i usuwaj zbędny papier mniej więcej raz w roku. Oto kilka przykładów typów dokumentów, które zapisuję i które pliki jakie ustawiłem:
Dokumentacja medyczna: Wyniki badań, notatki i dokumentacja medyczna sytuacje, które nie zostały rozwiązane. Rozważ zapisanie się do elektroniczne doręczanie wyjaśnień dotyczących świadczeń i roszczeń Informacja. Informacje te można znaleźć również na karcie medycznej witryna ubezpieczeniowa.
Akta bieżącego roku podatkowego: Dokumenty niezbędne do wypełnienia podatki na ten rok.
Dokumentacja samochodu: rachunki za ostatnie naprawy samochodu.
Rachunki i gwarancje: Spróbuj ograniczyć ich liczbę paragony, które przechowujesz, i często usuwaj ten plik.
Teczka zwierzaka: książeczki szczepień i inne medyczne informacje.
Plik za usługi komunalne: Jeden rachunek papierowy z każdego mojego rachunku za usługi komunalne firmy z numerem obsługi klienta i numerem konta. Ten informacje mogą być również przechowywane w pliku komputerowym.
Przychody z zysków kapitałowych: wpływy z remontu domu na kapitalne ulepszenia wykonane w moim domu. To będzie się różnić w zależności od stanu. Przenoszę te akta do długoterminowego przechowywania na koniec roku rok.
4. Użyj oddzielnego pojemnika na dokumenty do długoterminowego przechowywania dokumentów Istnieją pliki, do których rzadko lub nigdy nie masz dostępu. polecam przechowywanie tych plików w innym miejscu, a nie w twoim aktywnym szuflada na dokumenty. Zalecane materiały eksploatacyjne:pudełko bankierskie lub przenośne pudełko na akta, ognioodporne pudełko lub sejf. Sugerowane użycie:Oto przykłady plików, które polecam przechowywanie w nieaktywnym pudełku z plikami do przechowywania. Przechowuję moje długoterminowe pliki do przechowywania na górnej półce szafy.
Deklaracje podatkowe i paragony z ostatnich siedmiu lat (lub mniej, w zależności od Twojej sytuacji podatkowej).
Dokumenty samochodu i roweru: najlepiej zachować dokumenty kredytu samochodowego do czasu całkowitej spłaty pożyczki, a także dokumenty tytułowe samochody, które obecnie posiadasz. Możesz zapisać zakup rachunki za rowery. Pamiętaj, aby zgłosić wszystkie naprawy i serwis dokumentacja. Będziesz chciał pokazać je potencjalnemu nabywcy, kiedy sprzedajesz samochód lub rower, aby kupujący był pewny siebie że Twój pojazd był odpowiednio serwisowany i że zarówno twój pojazd i rower mają nieskomplikowaną własność historia.
Akty urzędowe: akty urodzenia i zgonu, adopcja dokumenty, akty małżeństwa, orzeczenia rozwodowe, plany majątkowe, Karty Ubezpieczeń Społecznych, paszporty, ewidencje spłaconych kredytów hipotecznych i dokumenty wojskowe. Sugeruję trzymać je w skrzynka ognioodporna.
5. Używaj plików czasopism do dużych, bieżących projektów Zalecane materiały eksploatacyjne: teczki z czasopismami. Sugerowane zastosowanie:polecam przechowywanie plików z czasopismami większe projekty od zaśmiecania blatów. Na przykład, podczas przebudowy domu może się okazać, że gromadzisz połysk broszury, odpryski farby, próbki tkanin i paragony. Zamiast pozwalając tym przedmiotom tworzyć bałagan, użyj pliku magazynu do przechowywania wszystko w czasie trwania projektu. Pliki czasopism są również przydatne podczas zarządzania dużym wydarzeniem, takim jak ślub, aukcja charytatywna lub inna uroczystość. Zachowaj plik w poręczna lokalizacja, dzięki czemu możesz łatwo dodawać do niej. Inne sugestie dotyczące kontrolowania papieru Bałagan
Przejrzyj swoją pocztę, zanim weźmiesz ją ze skrzynki pocztowej do domu i wrzuć wszystkie reklamy, ulotki i niechcianą pocztę do kosz na śmieci.
Zarejestruj się, aby automatycznie opłacać rachunki za media, kredyt hipoteczny płatności i inne miesięczne rachunki.
Zarejestruj się, aby otrzymywać e-mailem wyciągi z banków i inne instytucje finansowe.
Niszcz papierowe rachunki po ich zapłaceniu lub zostaw dokumenty do niszczenia w firmie zajmującej się niszczeniem dwa razy w roku.
Uważaj na papier, który przynosisz do domu, np błyszczące czasopisma, ulotki nieruchomości lub reklamy kampanii. Wszystkie z te informacje można znaleźć w Internecie.
Poddaj recyklingowi niepotrzebne papiery, gdy skończysz z duży projekt.
Rozważ wyrzucenie instrukcji obsługi małych urządzeń, takich jak tostery lub ekspresy do kawy. Najprawdopodobniej możesz znaleźć dowolne informacje potrzebujesz online.
Skanuj wszystko, co ważne i przechowuj to w chmurze.
Prowadź rejestr obowiązków przysięgłych w pliku na swoim komputerze i wyrzuć zawiadomienie.
Bądź selektywny podczas zapisywania prac dziecka. Rozważać przechowują swoje projekty artystyczne w teczce z portfolio i trzymają ją w środku dogodna lokalizacja. Pod koniec roku szkolnego dokonaj uboju schowaj i umieść swoje ulubione w większym pojemniku do przechowywania i przenieść do bardziej trwałego magazynu. Aby zaoszczędzić miejsce, pomyśl o robienie zdjęć ulubionej sztuce i tworzenie fotografii cyfrowej pod koniec każdego roku szkolnego.
Przygotuj się odnieść sukces, poświęcając tej jesieni kilka godzin na stworzenie własnej gazety System zarządzania. Twój dom powinien być miejscem, w którym możesz zrelaksować się i naładować. Nie pozwól, aby stosy papieru Cię powstrzymały ciesząc się spokojem, jaki zapewnia uporządkowana przestrzeń.
Podczas konfigurowania systemu do uporządkować papier, nie wierzę w uniwersalne rozwiązanie. Osobiście wypróbowałem kilka metod organizacyjnych w ciągu lat i okazało się, że wiele z nich jest skomplikowanych w konfiguracji i uciążliwych wprowadzić w życie. Pamiętaj, że "najlepsza" metoda zawiedzie, jeśli tak nie jest łatwe dla ciebiew użyciu.
1. Stwórz Strefa zrzutu dla całej przychodzącej poczty i papieru
2. Utwórz dedykowaną stację roboczą do Zarządzaj papierem domowym
3. Utwórz szufladę plików dla często Pliki, do których uzyskano dostęp
4. Użyj oddzielnego pojemnika na dokumenty do długoterminowego przechowywania dokumentów
5. Używaj plików czasopism do dużych, bieżących projektów
Inne sugestie dotyczące kontrolowania papieru Bałagan
Przygotuj się odnieść sukces, poświęcając tej jesieni kilka godzin na stworzenie własnej gazety System zarządzania. Twój dom powinien być miejscem, w którym możesz zrelaksować się i naładować. Nie pozwól, aby stosy papieru Cię powstrzymały ciesząc się spokojem, jaki zapewnia uporządkowana przestrzeń.