Konfigurera ett pappershanteringssystem i 5 enkla steg
Investera några timmar på att skapa ett enkelt system som hjälper dig att behålla papperstrassel under kontroll
Många av mina kunder kämpar för att eliminera papperstrassel i sina hem. Ofta kök bänkskivor blir släppzoner för post, kvitton, kuponger, broschyrer, mötesanteckningar, politiska annonser, skolformulär och riktiga gods flygblad. Som en professionell hemarrangör rekommenderar jag implementera ett enkelt pappershanteringssystem att organisera inkommande papper och hjälper till att hålla de plana ytorna i ditt hem snyggt. När man ställer in ett system för att organisera papper, jag tror inte på en lösning som passar alla. Jag personligen har provat flera organisatoriska metoder under år och fann många komplicerade att sätta upp och krångliga till genomföra. Kom ihåg att den "bästa" metoden kommer att misslyckas om den inte är det lätt för dig att använda. Många av oss behöver ett enkelt tillvägagångssätt. Jag tillbringade några timmar med att ställa in mitt system, och nu håller jag mina bänkskivor snyggt med liten ansträngning. Tänk på att alla har sin egen stil, och du kan behöva att anpassa min metod för att möta dina unika behov. Vissa kanske föredrar en mer detaljerat system. Läs vidare för några tips som kan hjälpa dig kontrollera röran på ditt kök, bord, skrivbord eller bänkskivor.
1. Skapa en Drop Zone för all inkommande post och papper Rekommenderade tillbehör:En korg, tidningsmapp, bricka eller en annan behållare. Föreslagen användning:Jag föreslår att du lär hushållsmedlemmar att placera post och annat inkommande papper i en förvaringsbehållare som t.ex som korg, tidningsmapp eller snygg bricka. Placera din behållare på en bänkskiva, entrébord eller annat enkelt tillgänglig yta. Jag personligen försöker inte organisera min droppzonsbehållare på något sätt. En gång i veckan tar jag min korg till min arbetsstation för bearbetning.
2. Etablera en dedikerad arbetsstation till Hantera hushållspapper Om du ansvarar för att hantera räkningar, ekonomi och annat hushållsföretag rekommenderar jag att du skapar en dedikerad kontorszon inte delas med andra hushållsmedlemmar. Att ha en egen arbetsstation hjälper dig att hålla ordning. Om du inte har lyxen av ett hemmakontor, placera en liten skrivbord eller bord i ett oanvänt hörn av vardagsrummet, matsalen eller kök. Du kan också återanvända en oanvänd garderob eller vrå ditt hem. Överväg att påminna familjemedlemmar om att inte använda ditt skrivbord eller förnödenheter. Även om du inte jobbar utanför hemmet så är det det viktigt att ha lite utrymme som är ditt eget personliga domän. Rekommenderade tillbehör:
Ett skrivbord eller arbetsbord med lådor för tillbehör.
En arkivlåda eller fristående arkivskåp.
Kontorstillbehör, som häftapparat, etikettmaskin, pennor, saxar, gem, kuvert, frimärken och anteckningspapper.
Jag rekommenderar att du använder lådorganisatörer för att separera förbrukningsmaterial i kategorier. Kanske kan du återanvända små lådor dig redan äger. Om du köper nya lådorganisatörer, I föreslå att mäta lådor innan du köper till rätt passa.
Föreslagen användning:Varje vecka tillbringar jag en timme eller två granska tidningarna i min drop-zone korg och sköta dem som behövs. Till exempel betalar jag räkningar som inte redan är inställda för automatisk räkning betala, arkivera nödvändiga kvitton och skatteregister och svara på inbjudningar. Jag skannar alla dokument jag vill lagra på min dator eller i molnet. Jag vidtar åtgärder på alla föremål i min korg och börja nästa vecka på nytt. Jag är uppmärksam på att inte spara onödigt papper och avstå från att ha pappershögar som belamrar mitt hus. Jag återvinner allt som inte behövs dokument. Jag har en liten dekorativ låda under skrivbordet där jag förvaringspapper för fragmentering.
3. Skapa en fillåda för ofta Åtkomna filer Skapa en hängmapp för varje fil och märk den med en etikettmaskin eller handskriven etikett. Arkivera alfabetiskt i din fillåda. Rekommenderade tillbehör:En fillåda, hängande filer, filflikar av plast, pappersetiketter och etikettmaskin (tillval). Föreslagen användning:De flesta av mina räkningar betalas automatiskt, så Jag får inte många på posten. Men jag hittar det fortfarande nödvändigt att ha en liten arkivlåda för vissa dokument. jag kunde spendera tid på att skanna papper och arkivera på min dator, men för mig är det lättare att använda pappersfiler. Jag har en arkivlåda i bokstavsstorlek som bara handlar om tre fjärdedelar full. Jag har anpassat den efter mina behov. Jag granskar filer och rensa onödigt papper ungefär en gång om året. Här är några exempel på typer av dokument jag sparar och filer jag har ställt in:
Medicinsk fil: Testresultat, anteckningar och journaler för medicinska situationer som inte har lösts. Överväg att registrera dig för elektronisk leverans av förklaringar av förmåner och anspråk information. Denna information finns också på din läkare försäkringswebbplats.
Aktuell beskattningsårsfil: Pappersarbete krävs för att slutföra skatter för i år.
Bilregister: Kvitton från senaste bilreparationer.
Kvitton och garantier: Försök att begränsa antalet kvitton sparar du och rensar den här filen ofta.
Husdjursfil: Register över vaccinationer och annan medicinsk information.
Verktygsfil: En pappersfaktura från var och en av mina verktyg företag med kundtjänstnummer och kontonummer. Detta information kan också lagras i en datorfil.
Kvitton för kapitalvinster: Inredningskvitton för kapitalförbättringar som gjorts i mitt hem. Detta kommer att variera beroende på stat. Jag flyttar dessa poster till långtidslagring i slutet av år.
4. Använd en separat arkivlåda för långtidslagring av dokument Det finns vissa filer du sällan eller aldrig kommer åt. jag rekomenderar lagra dessa filer på en annan plats och inte på din aktiva fillåda. Rekommenderade tillbehör:Bankers box eller portabel filbox, brandsäker låda eller kassaskåp. Föreslagen användning:Här är exempel på filer jag rekommenderar förvara i din icke-aktiva lagringsfillåda. Jag lagrar min långsiktiga lagringsfiler på översta hyllan i en garderob.
Skattedeklarationer och kvitton från de senaste sju åren (eller mindre, beroende på din skattesituation).
Bil- och cykelregister: Det är bäst att spara billånedokument tills lånet är fullt utbetalt och även äganderättshandlingar för de bilar du äger för närvarande. Du kanske vill spara köpet kvitton för cyklar. Var noga med att lämna in all reparation och service uppgifter. Du kommer att vilja visa dessa för en potentiell köpare när du säljer din bil eller cykel så att köparen kan vara trygg att ditt fordon var ordentligt servat och att både din fordon och cykel kommer med ett okomplicerat ägande historia.
Officiella register: Födelse- och dödsattester, adoption papper, äktenskapslicenser, skilsmässadekret, dödsboplaner, Socialförsäkringskort, pass, register över betalda bolån och militära utskrivningshandlingar. Jag föreslår att du håller dessa i en brandsäker box.
5. Använd tidskriftsfiler för stora, pågående projekt Rekommenderade tillbehör: Tidskriftsfiler. Föreslagen användning:Jag rekommenderar att du använder tidningsfiler för att behålla större projekt från att belamra dina bänkskivor. Till exempel, under ett hem remodel, kan du hitta dig själv samlar glansigt broschyrer, färgspån, tygprover och kvitton. Istället för låter dessa föremål skapa röran, använd en tidningsfil för att lagra allt under projektets varaktighet. Tidskriftsfiler är också användbara när du hanterar ett stort evenemang som en bröllop, välgörenhetsauktion eller annan högtid. Behåll filen i en praktisk plats så att du enkelt kan lägga till den. Andra förslag för kontroll av papper Skräp
Granska din e-post innan du tar den från brevlådan till ditt hem och släng alla annonser, flygblad och skräppost till återvinningskärl.
Registrera dig för automatisk fakturabetalning för elräkningar, bolån betalningar och andra månatliga räkningar.
Registrera dig för e-postleverans av kontoutdrag från banker och andra finansiella institutioner.
Strimla pappersräkningar när de är betalda eller lämna in dokument ska rivas på ett fragmenteringsföretag två gånger om året.
Tänk på papperet du tar med dig hem, t.ex glansiga tidningar, fastighetsflyers eller kampanjannonser. Alla denna information kan hittas online.
Återvinn onödiga papper när du är klar med en stort projekt.
Överväg att slänga handböcker för små apparater som brödrostar eller kaffebryggare. Troligtvis kan du hitta all information du behöver online.
Skanna allt viktigt och lagra det i molnet.
Spara ett register över jurytjänstgöringen i en fil på din dator och kasta meddelandet.
Var selektiv när du sparar ditt barns konstverk. Överväga förvara sina konstprojekt i ett portföljfodral och förvara det i en praktisk plats. I slutet av läsåret, avliva din förvara och placera dina favoriter i en större förvaringsbehållare och flytta till mer permanent förvaring. För att spara utrymme, tänk efter ta bilder av din favoritkonst och skapa ett digitalt foto bok i slutet av varje läsår.
Ställ in dig på framgång genom att spendera några timmar i höst på att skapa ditt eget papper ledningssystem. Ditt hem ska vara en plats där du kan slappna av och ladda. Låt inte högar av papper hindra dig från njut av lugnet som ett rörigt utrymme kan ge.
När man ställer in ett system för att organisera papper, jag tror inte på en lösning som passar alla. Jag personligen har provat flera organisatoriska metoder under år och fann många komplicerade att sätta upp och krångliga till genomföra. Kom ihåg att den "bästa" metoden kommer att misslyckas om den inte är det lätt för dig att använda.
1. Skapa en Drop Zone för all inkommande post och papper
2. Etablera en dedikerad arbetsstation till Hantera hushållspapper
3. Skapa en fillåda för ofta Åtkomna filer
4. Använd en separat arkivlåda för långtidslagring av dokument
5. Använd tidskriftsfiler för stora, pågående projekt
Andra förslag för kontroll av papper Skräp
Ställ in dig på framgång genom att spendera några timmar i höst på att skapa ditt eget papper ledningssystem. Ditt hem ska vara en plats där du kan slappna av och ladda. Låt inte högar av papper hindra dig från njut av lugnet som ett rörigt utrymme kan ge.