Налаштуйте систему керування паперами за 5 простих кроків
Витратьте кілька годин на створення простої системи, яка допоможе зберегти паперовий безлад під контролем
Багатьом моїм клієнтам важко усунути паперовий безлад у своїх домівках. Часто, кухня стільниці стають зонами для розміщення пошти, квитанцій, купонів, брошури, записки зі зборів, політичні оголошення, шкільні бланки та справжн листівки нерухомості. Як професійний домашній органайзер, рекомендую впровадження простої системи управління паперами для організації вхідний папір і допоможе зберегти рівні поверхні у вашому домі акуратно. Під час налаштування системи для організувати папір, я не вірю в універсальне рішення. Я особисто випробував кілька організаційних методів років і знайшов багато складних у налаштуванні та громіздких реалізувати. Пам’ятайте, що «найкращий» метод буде невдалим, якщо це не так простий ваму використанні. Багатьом із нас потрібен простий підхід. Я витратив кілька годин на налаштування моя система, і тепер я підтримую стільниці в порядку без зусиль. Майте на увазі, що у кожного свій стиль, і вам може знадобитися щоб налаштувати мій метод відповідно до ваших унікальних потреб. Деякі можуть віддати перевагу a більш детальна система. Прочитайте кілька порад, які можуть вам допомогти контролюйте безлад на вашій кухні, столі, столі чи стільницях.
1. Створити Зона доставки для всієї вхідної пошти та паперу Рекомендовані витратні матеріали:кошик, картотека журналу, лоток або інший контейнер. Пропоноване застосування: я пропоную навчити членів домогосподарства помістіть пошту та інший вхідний папір у контейнер для зберігання, наприклад як кошик, папку з журналом або привабливий піднос. Розмістіть свій контейнер на стільниці, робочому столі чи іншому легко доступна поверхня. Я особисто не намагаюся організувати свій будь-яким способом. Раз на тиждень я відношу свій кошик моя робоча станція для обробки.
2. Створіть спеціальну робочу станцію для Керуйте побутовим папером Якщо ви відповідаєте за управління рахунками, фінансами тощо домашнього бізнесу, рекомендую створити спеціальну офісну зону не ділиться з іншими членами домогосподарства. Маючи свій робоча станція допоможе вам бути організованим. Якщо у вас немає розкоші домашнього офісу, розмістіть невеликий письмовий стіл або стіл у невикористаному кутку вітальні, їдальні або кухня. Ви також можете перепрофілювати невикористану шафу або куточок ваш дім. Нагадайте членам сім’ї не користуватися вашим столом або припаси. Навіть якщо ви не працюєте поза домом, це так важливо мати певний простір, який є вашим особистим домен. Рекомендовані витратні матеріали:
Письмовий чи робочий стіл із ящиками для витратних матеріалів.
Одна картотечна шухляда або окрема картотечна шафа.
Офісне приладдя, як-от степлер, пристрій для виготовлення етикеток, ручки, ножиці, скріпки, конверти, марки та папір для записів.
Я рекомендую використовувати органайзери для шухляд, щоб розділити матеріали на категорії. Можливо, ви зможете перепрофілювати маленькі коробочки вже власний. Якщо ви купуєте нові органайзери для ящиків, I запропонуйте виміряти висувні ящики перед покупкою підходить.
Пропоноване використання:щотижня я витрачаю годину або дві переглядаючи папери в моєму кошику дроп-зони, і звертаю увагу на них необхідний. Наприклад, я оплачую рахунки, які ще не налаштовані на автоматичний режим оплачувати рахунки, подавати необхідні квитанції та податкові записи та відповідати на них запрошення. Я сканую будь-які документи, які хочу зберегти на своєму комп’ютері або в хмарі. Я вживаю заходів щодо всіх товарів у своєму кошику та почати наступний тиждень заново. Я пам’ятаю, щоб не зберігати непотрібний папір і утримуватись від цього купи паперу захаращують мій будинок. Все непотрібне переробляю документів. Я тримаю маленьку декоративну коробку під столом, де я сховати папери для подрібнення.
3. Створіть файловий ящик для часто Доступні файли Створіть висячу папку для кожного файлу та позначте її знаком a етикетка або рукописна етикетка. Файл в алфавітному порядку ящик для файлів. Рекомендовані витратні матеріали:Одна шухляда для файлів, підвісні файли, вкладки для пластикових файлів, паперові етикетки та пристрій для виготовлення етикеток (опція). Пропоноване використання:Більшість моїх рахунків оплачуються автоматично, отже Я не так багато отримую поштою. Проте все одно знаходжу необхідно мати одну маленьку шухляду для файлів для деяких документів. я міг би витратити час на сканування паперу та подачу документів на своєму комп’ютері, але для мене легше використовувати паперові файли. У мене є одна шухляда для файлів розміром з букву, яка лише приблизно на три чверті. Я налаштував його для своїх потреб. Я переглядаю файли та видаляйте непотрібний папір приблизно раз на рік. Ось кілька прикладів типів документів, які я зберігаю, і файли, які я налаштував:
Медичне досьє: результати аналізів, нотатки та записи для медичних ситуації, які не були вирішені. Розгляньте можливість підписатися на електронна доставка роз'яснень пільг і претензій інформації. Цю інформацію також можна знайти у вашому медичному закладі веб-сайт страхування.
Файл поточного податкового року: необхідні документи податків за цей рік.
Записи про автомобіль: квитанції про нещодавній ремонт автомобіля.
Чеки та гарантії: спробуйте обмежити кількість квитанції, які ви зберігаєте, і часто очищайте цей файл.
Досьє домашніх тварин: записи про щеплення та інші медичні записи інформація.
Файл за комунальні послуги: один паперовий рахунок від кожної з моїх комунальних послуг компанії з номером служби підтримки клієнтів і номером рахунку. Це інформація також може зберігатися в комп’ютерному файлі.
Надходження від приросту капіталу: квитанції на поліпшення житла для капітальний ремонт мого будинку. Це залежить від штату. Я переміщую ці записи на довгострокове зберігання в кінці рік.
4. Використовуйте окремий ящик для файлів для тривалого зберігання документів Є файли, до яких ви рідко або ніколи не маєте доступу. я рекомендую зберігати ці файли в іншому місці, а не в активному ящик для файлів. Рекомендовані витратні матеріали:банківська скринька або портативна скринька для файлів, вогнетривкий ящик або сейф. Пропоноване використання: Ось приклади файлів, які я рекомендую зберігаючи у вашій неактивній файловій скриньці. Зберігаю свій довгостроковий зберігання файлів на верхній полиці шафи.
Податкові декларації та квитанції за останні сім років (або менше, залежно від вашої податкової ситуації).
Записи про автомобілі та велосипеди: найкраще зберігати документи про кредит на автомобіль до повного погашення кредиту а також правовстановлюючі документи на автомобілі, якими ви зараз володієте. Ви можете зберегти покупку чеки на велосипеди. Обов’язково фіксуйте всі види ремонту та обслуговування записи. Ви захочете показати їх потенційному покупцеві, коли Ви продаєте свою машину чи велосипед, щоб покупець міг бути впевненим що ваш автомобіль обслуговувався належним чином і що ваші автомобіль і велосипед йдуть з нескладним правом власності історія.
Офіційні документи: свідоцтва про народження та смерть, усиновлення документи, свідоцтва про шлюб, рішення про розлучення, плани нерухомості, Картки соціального страхування, паспорти, записи про сплачену іпотеку та документи про звільнення з військової служби. Я пропоную зберігати їх у a протипожежний ящик.
5. Використовуйте файли журналу для великих поточних проектів Рекомендовані витратні матеріали: Журнальні файли. Пропоноване використання: я рекомендую використовувати файли журналу для збереження великі проекти від захаращення ваших стільниць. Наприклад, під час ремонту будинку ви можете виявити, що накопичуєте глянець брошури, фарби, зразки тканин і квитанції. Замість дозволяючи цим предметам створювати безлад, використовуйте файл журналу для зберігання все протягом тривалості проекту. Файли журналу також корисні під час організації великої події, як-от весілля, благодійний аукціон чи інше свято. Зберігайте файл у a зручне розташування, тому ви можете легко додати до нього. Інші пропозиції щодо контролю над папером Безлад
Переглядайте свою пошту, перш ніж взяти її з поштової скриньки у свій дім і викидайте туди всю рекламу, листівки та небажану пошту сміттєвий кошик.
Підпишіться на автоматичну оплату рахунків за комунальні послуги, іпотеку платежі та інші щомісячні рахунки.
Підпишіться на отримання електронною поштою виписок із банків та інші фінансові установи.
Подрібнюйте паперові рахунки після оплати або залишайте документи бути подрібненим у компанії з подрібнення двічі на рік.
Зверніть увагу на папір, який ви носите вдома, наприклад глянцеві журнали, рекламні листівки щодо нерухомості чи рекламні оголошення. Всі цю інформацію можна знайти в Інтернеті.
Утилізуйте непотрібний папір, коли завершите роботу з a великий проект.
Подумайте про те, щоб викинути посібники для невеликих приладів, таких як тостери або кавоварки. Швидше за все, ви зможете знайти будь-яку інформацію потрібно онлайн.
Скануйте все важливе та зберігайте це в хмарі.
Зберігайте записи про роботу присяжних у файлі на своєму комп’ютері та кинути повідомлення.
Будьте вибірковими, зберігаючи малюнки вашої дитини. Розглянемо зберігаючи свої мистецькі проекти у футлярі для портфоліо та зберігаючи його там зручне розташування. В кінці навчального року вибракуйте своїх заховати та помістити улюблені речі у більший контейнер для зберігання і перемістити на більш постійне місце зберігання. Щоб заощадити місце, подумайте фотографування ваших улюблених творів мистецтва та створення цифрових фотографій книгу в кінці кожного навчального року.
Налаштуйтеся на успіху, витративши кілька годин цієї осені на створення власного паперу система управління. Ваш дім має бути місцем, де ви можете розслабтеся і зарядіться енергією. Не дозволяйте купам паперу утримувати вас насолоджуйтесь спокоєм, який може принести вільний від безладу простір.
Під час налаштування системи для організувати папір, я не вірю в універсальне рішення. Я особисто випробував кілька організаційних методів років і знайшов багато складних у налаштуванні та громіздких реалізувати. Пам’ятайте, що «найкращий» метод буде невдалим, якщо це не так простий ваму використанні.
1. Створити Зона доставки для всієї вхідної пошти та паперу
2. Створіть спеціальну робочу станцію для Керуйте побутовим папером
3. Створіть файловий ящик для часто Доступні файли
4. Використовуйте окремий ящик для файлів для тривалого зберігання документів
5. Використовуйте файли журналу для великих поточних проектів
Інші пропозиції щодо контролю над папером Безлад
Налаштуйтеся на успіху, витративши кілька годин цієї осені на створення власного паперу система управління. Ваш дім має бути місцем, де ви можете розслабтеся і зарядіться енергією. Не дозволяйте купам паперу утримувати вас насолоджуйтесь спокоєм, який може принести вільний від безладу простір.